企业环保档案应与企业现状相符

　　建立环保档案是环境保护的基础性工作，但是笔者在工作中发现，不少企业的环保档案常年不更新，已不能真实反映企业环保情况。

　　当前，在企业环保档案管理中主要存在以下问题。一是一些地方环保部门和企业领导对环保档案管理工作不重视，管理不到位，对档案不及时进行更新，导致环保档案资料的准确性、连续性和完整性受到影响。二是环保档案管理缺乏专业人员，人员水平参差不齐、流动性大。兼职人员由于缺少档案管理专业知识和技能，对档案资料的收集、整理和存档，特别是档案更新，不能够按照规范要求操作，造成新材料补充不及时、有用资料缺失、部分资料混装等，给档案管理工作带来隐患。三是环保档案管理方法滞后，缺乏现代化管理手段。环保档案管理工作具有较强的专业性和程序性，如果不及时学习和采用高效现代化管理手段，就会造成档案管理工作可操作性不强、针对性较差、更新不及时等后果。尤其是一些档案管理人员对电子档案的存储管理和信息安全缺乏较强的操作能力，对现代化管理手段的学习和掌握程度不够，阻碍了现代化环保档案管理工作的开展。

　　上述问题的出现，主要是对环保档案重视不够，更新不及时。建议经常更新，把“死档案”变成“活档案”，做到环保档案与企业现状相符。

　　首先，加大企业环保档案的更新频率。作为企业环保档案重要内容的环境统计，建议由过去一年只统计一次变成一季度一次，甚至两个月更新一次。特别是当企业环保状况发生重大变化时，要及时更新、补充新内容。

　　更新企业环保档案要规范操作。建议把《环境保护法》提出的一些新要求补充进来。如要求企业建立环境保护责任制、制定环境应急预案等，将这些也纳入企业环保档案之中。

　　建立档案更新制度。应将环境监察人员和其他环保部门工作人员发现有关企业环保档案需要更新的内容，及时告知统计人员，进行环保档案更新。

　　其次，进一步提高企业环境意识，促使其积极、主动地更新环保档案，并上报当地环保部门同步更新。同时，建议上下联动，下一级环保部门的环保档案更新后，也要及时报上一级环保部门存档。

　　第三，引进新技术，对企业环保档案进行管理并及时更新。采用电子计算机技术进行档案电子化管理，可以自编或购买相关档案管理软件，建立基础数据库，然后利用软件及时更新。需要提醒的是，环保档案电子化管理一定要做好备份，防止感染病毒等意外情况发生。更新是档案管理的基本功，关键要靠管档人员的责任心和相关部门及员工的档案意识。

　　第四，由多部门分别管理、零散存档，逐步规范成一个部门统一管理。目前，环境档案管理尚未统一。有的地方是环保信息中心负责，有的是局机关工作人员在做，也有的是监测人员在做。不少地方的环保档案散落在各科室，如有的环评审批文件由审批部门管，危险废物由污染控制部门管，应急预案由应急中心管。建议企业环保档案管理由多部门分别管理、零散存档，逐步规范成由一个部门统一管理。